Storingen in Office 365

De impact van storingen en tips hoe ermee om te gaan!
j

Gepubliceerd

31 januari 2020

Auteur

Coen Bröcker

}

Leestijd

10 minuten

Steeds meer bedrijven gebruiken de Cloud diensten van Microsoft Office 365. Niet vreemd, want Microsoft heeft zeer complete 365 pakketten die scherp geprijsd zijn. Bovendien hoeven bedrijven daardoor minder te investeren in hardware en resources om eigen of geleasete serversystemen te onderhouden in datacentra. Dit maakt de transitie naar Office 365 aantrekkelijk.

Dat klinkt mooi. Maar wat als de Microsoft cloud systemen en diensten tijdelijk niet beschikbaar zijn of slecht presteren?

Who’s to blame?

Bedrijven beseffen vaak niet, dat wanneer zij gaan werken met het Office 365 platform, zij meer afhankelijk worden van Microsoft, die zelf het cloudplatform in de lucht houdt. Men is gewend dat ICT-dienstverleners verantwoordelijk zijn en volledige controle hebben op het reilen en zeilen van de ICT-systemen. Logischerwijs worden zij erop aangesproken als blijkt dat systemen onvoldoende functioneren. Op systemen van derden echter, zijn ook zij afhankelijk van de inspanningen van die derde partij. Gebruikers vinden het soms moeilijk te begrijpen dat hun ICT-dienstverlener minder grip heeft op de Office 365-omgeving.

 

ICT-Dienstverleners hebben geen volledige controle over de
Microsoft Cloud

In het “Service Health platform” van Microsoft worden de services gemonitord. Issues worden gelogd, en storingen kunnen eventueel worden doorgestuurd naar de beheerder van je ICT-Dienstverlener. De beheerder kan vervolgens trachten de issues op te lossen. De beheerder heeft echter geen volledige toegang tot het platform. Voor veel onderdelen, is men afhankelijk van de responstijd van Microsoft.

Vier tips om door te werken tijdens storingen in Office 365

Om een indruk te krijgen van de impact, staat hiernaast het Service Health rapport van onze demo-omgeving.

Op 24 januari 2020 waren tussen 10 en 11 uur, meerdere Office 365 onderdelen niet beschikbaar. Waaronder: Microsoft Teams, SharePoint Online en OneDrive for Business. Als ik aan het werk ben, gebruik ik deze onderdelen intensief.

Precies op het moment van de storing, gaf ik met behulp van mijn laptop een Office 365 presentatie aan 15 advocaten en managing partners. Zij hadden ruimte in hun drukke agenda vrijgemaakt om naar mij te komen luisteren.

De te bespreken items:

  1. Office 365 introductie
  2. Samenwerken met klanten
  3. Online en Offline werken met bestanden
  4. De meerwaarde van training

De PowerPoint presentatie hierover, staat op onze SharePoint omgeving in de Office 365 Cloud. Omdat ik vaker geconfronteerd ben met het niet beschikbaar zijn van online applicaties en systemen, heb ik mijn werkwijze daarop aangepast. Ik zorg ervoor dat ik ook offline kan werken.

Het presentatiebestand dat ik gebruik voor de presentatie heb ik daarom via OneDrive, ook lokaal op mijn laptop staan. Het grote voordeel van OneDrive is, dat bestanden op je lokale apparaat, automatisch worden gesynchroniseerd met de online SharePoint-omgeving. Ten minste, als er een internetverbinding is, en Microsoft geen storingen heeft.

Ga in SharePoint naar een folder en klik op “Sync”.
OneDrive zet de bestanden in die folder op je lokale apparaat en synchroniseert wijzigingen naar de cloud.

Tip 1

Synchroniseer belangrijke bestanden naar je lokale apparaat

Bestanden zijn dan ook beschikbaar zonder internetverbinding

Zou ik dit niet gedaan hebben, dan moest ik de presentatie afblazen omdat ik niet bij het online bestand kon. De SharePoint service van Microsoft was immers niet beschikbaar op dat moment.

Het tweede punt; “Samenwerken met klanten”, vormde een uitdaging. Teams was ook niet beschikbaar. Conference calls en het delen van schermen is een vereiste bij samenwerken op afstand. Een goed alternatief hiervoor was echter snel gevonden. In plaats van Teams, hebben mijn collega en ik met TeamViewer alsnog de mogelijkheden tot samenwerking gepresenteerd. Zij het, in een ietwat aangepaste vorm.

Tip 2

Back-up apps, zijn handig in geval van nood

Bij het derde punt; “Online en Offline werken met bestanden”, lag echt een uitdaging. Offline werken was eenvoudig te demonstreren omdat ik belangrijke bestanden altijd lokaal op mijn laptop heb staan. Door OneDrive te gebruiken, zijn bestanden waar je veel mee werkt toegankelijk op je computer. Ook als er geen internetverbinding is. Het is wel opletten. Als er wél verbinding is, en het online bestand wordt aanpast – bijvoorbeeld omdat een collega online een kleine wijziging maakt – dan verwijdert OneDrive automatisch de fysieke lokale kopie! Er staat dan alleen een link naar het online bestand op je computer. Als er dan een storing optreedt, kun je het bestand niet (meer) openen.

Als je wilt voorkomen dat offline bestanden van systeem verdwijnen, dien je in OneDrive “Altijd behouden op dit apparaat” aan te zetten.

Rechtsklik op een bestand of folder
Selecteer: “Altijd behouden op dit apparaat”. Het status icoontje verandert in een groene circel, met wit vinkje.

Tip 3

Belangrijke bestanden?
“Altijd behouden op dit apparaat”

Rechtsklik op een bestand of folder
Selecteer: “Ruimte vrijmaken”. Het status icoontje verandert vervolgens in een wolkje.

Om alle bestanden in sync te houden, communiceert OneDrive intensief met SharePoint. SharePoint is vaak wat traag in Office 365 en ook OneDrive is om technische redenen niet de meest snelle applicatie. Het synchroniseren van grote aantallen bestanden met OneDrive wordt daarom met nadruk afgeraden! Zorg dat je daarom nooit meer dan 200 bestanden synchroniseert met OneDrive.

Tip 4

Synchroniseer geen grote aantallen bestanden!

Maak ruimte vrij door bestanden die je niet gebruikt vrij te geven.

Als je tóch afhankelijk bent van performance en grote aantallen bestanden, dan is SharePoint in combinatie met OneDrive af te raden. Daar bestaan goede andere alternatieven voor. Neem daarover contact met ons op.

Vanwege de issues op 24 januari met OneDrive en SharePoint, stond er een rood kruis in de systeembalk bij het OneDrive icoontje.

Op een gegeven moment was het rode kruis echter verdwenen, en na een korte test, kon ik uiteindelijk ook de Online onderdelen van mijn presentatie demonstreren. Het laatste onderdeel, “De meerwaarde van training” behoefde daarna geen verdere uitleg meer. Ondanks de storing werd de meeting gelukkig alsnog een succes!

Laat u bijstaan door specialisten

Coen Bröcker is Chief technology Officer bij Stackbee. Sinds 2006 helpt hij startups en bedrijven bij het succesvol maken van hun producten en diensten. Stackbee is onderdeel van de Provide Group.

Stackbee richt zich specifiek op IT en innovatie voor advocatenkantoren.