Transparantie in de advocatuur: waarom en hoe speel je erop in?

j

Gepubliceerd

June 27, 2019

Auteur

Daan Pruijssers

}

Leestijd

6 minuten

Technologie kan soms de vijand zijn, maar in het geval van de advocatuur (specifiek: transparantie) wordt technologie juist steeds prettiger en efficiënter. Technologie maakt het makkelijker om alles nauwkeurig vast te leggen. Dit kan weer gecommuniceerd worden naar de cliënten, wat voor meer transparantie zorgt. Waarom is transparantie in de advocatuur nu zo belangrijk en hoe kan technologie worden ingezet om dit te bereiken?

Wat is het belang van transparantie in de advocatuur? 

Het zal u de afgelopen jaren niet zijn ontgaan: de vraag naar transparantie binnen de advocatuur is toegenomen. Vage facturen met daarop brede taakomschrijvingen en onduidelijke termen zorgen voor wantrouwen van de cliënt. Hoewel hier steeds meer verbetering in zit, is transparantie in de advocatuur nog niet zo gebruikelijk als het zou moeten zijn.

Drie redenen om naar transparantie te streven:

w

Bouw relaties op en win vertrouwen

Wie transparantie zegt, zegt vertrouwen. Door transparant naar de cliënt te communiceren en helemaal eerlijk te zijn over bijvoorbeeld werkwijzen en facturen, kan vertrouwen worden gewonnen. Dit zorgt voor sterkere relaties tussen de advocaat en de cliënt.

Verkrijg een voorsprong op de concurrentie

Voortbordurend op het vorige punt: hechte relaties tussen de cliënt en de advocaat is waar concurrenten van dromen. Gebruik de technologie om een voorsprong op de concurrentie te krijgen.

Voorkom misverstanden en miscommunicatie

Als u niet transparant (genoeg) bent, kunnen dingen verkeerd worden opgevat. Onduidelijkheden kunnen zo voor conflicten zorgen. Voorkom misverstanden en miscommunicatie door transparant te communiceren.

Hoe kan technologie worden ingezet om transparant te zijn in de advocatuur? 

 De volgende stap is om aan de slag te gaan met de zojuist verworven kennis. Zoals eerder gezegd is technologie hierbij een waardevol middel. Zo is er beter inzicht in de eigen administratie en kan de voortgang naar de cliënt toe beter worden gecommuniceerd.

Eén manier is om een uitgebreid klantendashboard te maken. Hierop staat bijvoorbeeld hoeveel uren er zijn gemaakt en ook waarvoor dit dan precies is. Dit is uiterst transparant naar de cliënten toe, want die weten nu precies wat er is gebeurd en wanneer. Een voorbeeld van een goed klantendashboard is het dashboard van Stackbee.

Een andere handige tool is TIQ, waarbij het gemakkelijk en snel is om uren bij te houden. Deze tool is echt gemaakt voor de advocatuur en er wordt rekening gehouden met de exacte eisen en wensen van advocaten. Excel-sheets zijn hiermee niet meer nodig, wat zorg voor een efficiënter proces met aanzienlijk minder (kans op) fouten. 

Andere tips voor transparantie binnen de advocatuur

Een simpele manier om voor meer transparantie te zorgen is door duidelijke policies te hebben. Hierin staat bijvoorbeeld hoe meetings verlopen, maar ook wat het beleid is voor betalingen die niet op tijd zijn voltooid. Zorg ervoor dat deze policies op tijd worden gecommuniceerd en ook duidelijk zijn voor de cliënt. Dit voorkomt miscommunicatie en zorgt uiteindelijk voor meer vertrouwen. Een laatste simpele manier voor meer transparantie: communiceer wijzigingen duidelijk en op tijd. Al is het maar iets kleins, zoals een wijziging in het mailadres voor de administratie. Laat cliënten niet voor verrassingen te komen staan en communiceer zelfs de kleinste wijzigingen tijdig. Zorg er ook hier weer voor dat de cliënt het goed en wel heeft ontvangen en begrepen.

Conclusie

De wens voor transparantie gaat alleen maar toenemen en technologie gaat hiermee hand in hand. Daarom is het belangrijk om hierin te investeren. Dat zorgt voor sterkere relaties met de klant, meer vertrouwen, een voorsprong op de concurrentie en een vermindering in de kans op miscommunicatie en misverstanden. De manier om eenvoudig transparantie te bereiken in de advocatuur is het gebruiken van Stackbee. Door de accurate urenregistratie en het klantendashboard hebben cliënten een helder beeld van de voortgang. Interesse? Boek een demo en wij laten u graag zien hoe wij uw kantoor kunnen helpen met Stackbee.