Welke technologie heeft uw advocatenkantoor nou écht nodig?

j

Gepubliceerd

March 10, 2020

Auteur

Coen Bröcker

}

Leestijd

6 minuten

Wat heb je nou écht nodig?

Het werk van een jurist is divers. Jurisprudentie, deadlines, cliëntcontact, overleg met partners, bijscholing enzovoort. Voor advocaten is het fijn als de focus zoveel mogelijk op inhoudelijk werk ligt. Advocaten behartigen immers de belangen van cliënten. Door beter te focussen op wat werkelijk belangrijk is, kunnen zij cliënten ook beter helpen.

Randzaken vergen onnodig veel aandacht!
Gelukkig zijn er veel oplossingen die nuttig zijn voor een advocaat. Hieronder behandelen we enkele middelen die helpen een organisatie efficiënter te maken.

Krijg inzicht in het rendement van een investering!
Ga naar onze rendementscalculator!

m

Microsoft Office

Outlook en Word. Een advocaat kan niet zonder! De tools behoren tot de standaardinventaris van het advocatenkantoor. Sommigen van u proberen af en toe wat nieuws, maar komen daar vaak snel op terug. Office heeft nog veel meer handige tools die een advocaat kan gebruikten. In een eerdere blog zijn we hier uitgebreid op ingegaan. In het kort zijn er twee smaken:
cloud based” en “on premise“.

Office 365, is cloud based. Samenwerken met collega’s en/of cliënten is eenvoudiger in de cloud. Documenten delen, gezamenlijk eraan werken, versiebeheer, conference calls, enzovoort. Veel tools binnen de Office 365 suite zijn nieuw voor advocaten. SharePoint Online is bijvoorbeeld in te zetten als alternatief voor een file server. De maandelijkse IT kosten kunnen daarmee omlaag! SharePoint, is echter een zeer krachtig instrument en heeft uitgebreide mogelijkheden. Een cursus voor medewerkers wordt daarom aangeraden. Hoewel Office 365, zo geconfigureerd kan worden dat gegevens binnen de EU staan, zal niet ieder advocatenkantoor hiervoor kiezen.

Met name grote advocatenkantoren kiezen voor de “on premise” oplossing. De voordelen van Office 365, zoals het gezamenlijk werken met collega’s en cliënten kunnen ook op andere manieren bereikt worden. Neem contact met ons op voor meer informatie hierover. 

Urenregistratie

Urenregistratie is belangrijk. Maar hoe houdt u exact uw werkzaamheden bij als uw agenda vol zit? Meestal wordt aan het einde van de week de balans opgemaakt… Maar ja, welke activiteiten heeft u afgelopen maandag ook alweer gedaan? Het risico van verloren ‘billable uren’ ligt op de loer… Dit is slecht voor de omzet, slecht voor de efficiëntie en slecht voor de klantenrelatie: een declaratie met daarop, “vergeten uren” stuurt u liever niet naar klanten. Gelukkig zijn er tools waarmee automatisch activiteiten worden geregistreerd. Deze applicaties geven niet alleen inzicht in hoeveel uur er voor cliënten wordt gewerkt; het geeft ook meer inzicht in de productiviteit waardoor men gemakkelijker kan bijsturen. Implementatie van “uren tooling” is tamelijk eenvoudig. Wel is het slim om de juiste tool te kiezen en deze te koppelen aan het praktijkmanagement systeem (zie hieronder). Tijd en taken zullen dan automatisch op het juiste dossiers geregistreerd worden.
Kijk, dat scheelt weer tijd 😉

Praktijkmanagement

Er zijn veel goede praktijkmanagementsystemen (PMS) voor advocaten. Een PMS bevat onder meer zaken als cliëntbeheer, dossierbeheer, urenmanagement en finance. De finance modules binnen het PMS, bevatten vaak exportmogelijkheden of API’s zodat ze gekoppeld kunnen worden aan een boekhoudpakket. Sommig systemen bieden een alles-in-een-systeem. Waarbij tevens documentmanagement, geïntegreerde e-mail, versiebeheer, enzovoort, wordt aangeboden. Afhankelijk van de kantoorgrootte dient men zich af te vragen of het noodzakelijk is, om alle functionaliteit in één systeem te hebben. Technische ontwikkelingen gaan tegenwoordig erg snel. Als je dan vast zit aan een applicatie waarin “alles” geregeld is, wordt snel schakelen lastig en loop je achter de feiten aan. 

In eerste instantie lijkt een alles-in-een-systeem een voordelige optie.
De kosten om een alles-in-een-systeem te “ontvlechten” blijken echter vele malen hoger dan wanneer je de verschillende onderdelen apart implementeert. Let er bij het implementeren van aparte onderdelen wel op dat ze gemakkelijk samenwerken met de overige programmatuur.

n

Documentmanagement

Ook hierin heb je verschillende smaken. Een documentmanagement-systeem (DMS) zorgt ervoor dat u eenvoudig documenten in de juiste dossiers plaatst. Meestal is het gekoppeld aan een bestandsomgeving. Al dan niet in de cloud. Plugins voor Microsoft Office programma’s zoals Outlook en Word zorgen ervoor dat documenten en e-mail gemakkelijk in het juiste dossier worden gezet. Een goed DMS maakt de werkprocessen zeer efficiënt en is om die reden niet meer weg te denken binnen de advocatuur. Het sentiment bestaat echter, dat een goed DMS prijzig is. Dit klopt niet. Bovendien zijn deze investeringen vaak binnen enkele maanden terugverdient! Toch gebeurt het regelmatig dat de systemen niet goed gebruikt worden of zijn ingericht. Omdat het vaak om meerdere tools gaat, is een kleine (periodieke) cursus geen overbodige luxe. 

Krijg inzicht in het rendement van een investering!
Ga naar onze rendementscalculator!

Met bovengenoemde applicaties komt u als advocatenkantoor een stuk verder: efficiëntie wordt verhoogd, u bent minder tijd kwijt aan de randzaken en vertegenwoordigd met meer focus de belangen van uw cliënt. Om optimaal efficiënt te zijn dient u de applicaties op elkaar en op uw werkprocessen af te stemmen. Hoe implementeert u dit in uw praktijk? Hoe zorgt u ervoor dat alles naadloos op elkaar aansluit en werkt op de gewenste manier?

Stackbee is “expert” op het gebied van integraties en koppelingen tussen programmatuur. We weten bovendien welke programma’s gemakkelijk met elkaar “praten”. We geven onafhankelijk en advies zodat u de programmatuur krijgt die het beste bij uw kantoor past!

Laat u bijstaan door specialisten

Coen Bröcker is Chief technology Officer bij Stackbee. Sinds 2006 helpt hij bedrijven bij het succesvol maken van hun producten en diensten. Stackbee is onderdeel van de Provide Group.

Stackbee richt zich specifiek op IT en innovatie voor advocatenkantoren.